Les missions du poste
Placé(e) auprès du Maire, l'assistant(e) de direction assure le suivi administratif, organisationnel et relationnel des activités du Maire et des élus. Il/elle contribue à la préparation des dossiers, à la coordination des acteurs institutionnels et à la bonne circulation de l'information entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.Ce poste sera susceptible d'évoluer à moyen termes en tant que poste mutualisé entre le cabinet et la direction générale.Assistance directe au Maire :- Gérer l'agenda du Maire et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.- Assurer le traitement, le suivi et le classement des courriers, courriels et sollicitations adressés au Maire.- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et représentations officielles.- Réaliser les comptes-rendus, relevés de décisions et assurer le suivi des actions engagées.Coordination du Cabinet et des relations institutionnelles :- Assurer l'interface entre le Cabinet, les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés.- Suivre les demandes des habitants et veiller à leur orientation vers les services compétents.- Participer aux réunions de coordination et en assurer le compte-rendu.- Veiller au respect des échéances et à la bonne transmission des informations.Suivi des projets et dossiers municipaux :- Assurer un suivi administratif des projets portés par le Maire et l'équipe municipale.- Mettre en place et actualiser des tableaux de bord de suivi.- Participer à la rédaction de notes, synthèses et documents d'aide à la décision.Organisation des événements et représentations :- Coordonner l'organisation protocolaire des cérémonies, inaugurations, commémorations et événements municipaux.- Préparer et transmettre les invitations en lien avec le service communication, établir les listes d'invités. - Assurer le suivi des relations avec les partenaires, associations et représentants institutionnels.Communication et représentation :- Réunir des éléments auprès des services pour aider à la préparation des interventions, discours et supports du Maire.- Relecture des communications émanant du service communication.
Le profil recherché
Compétences requises :Savoirs :- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel.- Maîtrise des outils bureautiques (pack office) et collaboratifs (outlook).- Excellentes capacités rédactionnelles.- Excellentes capacités en orthographe.Savoir-faire :- Organisation et gestion des priorités.- Réalisation et alimentation des outils- Suivi des projets Savoir-être :- Discrétion et sens aigu de la confidentialité.- Diplomatie et qualité relationnelle.- Réactivité et disponibilité.- Sens du service public.- Autonomie, rigueur et esprit d'initiative.Profil recherché :- Expérience souhaitée au sein d'une collectivité territoriale, d'un cabinet d'élu ou d'un environnement institutionnel ou de direction.- Une bonne connaissance des enjeux locaux et du fonctionnement politique constitue un atout.Contraintes particulières :- Respect strict des obligations de confidentialité et de neutralité professionnelle.- Présence occasionnelle requise en soirée ou le samedi.
Compétences requises
- Outlook
- Orthographe
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Organisation d'événements
- Suivi des opérations
- Compte-rendu
- Pack Office
- Pro-activité
- Compétences rédactionnelles
- Réactivité